단순하지만 확실한, 궁극의 To-Do List 작성법

 

목표를 이뤄내는 기술, "TO DO LIST"

 

<목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST> 를 읽으며

 

예스24 북클럽에서 생산성을 주제로 검색하다 만난 책이다. 일단 책 표지부터 정말 특이해 보여서 자연히 끌리게 되었다. "생산성", "업무효율성"이라는 좀더 넓은 범위에서 쓰여진 책들은 여럿 있지만, "투두 리스트"라는 한 가지 주제를 가지고 책을 쓸 수 있나? 하는 생각이 들어서 읽어 보게 되었다.

직장인이라면 "리스트"의 중요성에 대해 누구나 많이 들어보았을 것이다. 체크리스트 만들었니? 액션아이템 리스트 만들었어? 오늘 할 일 목록은 뭐야? 등등.... 일목요연하게 정리된 리스트가 있으면 집중해야 할 일이 무엇인지를 정확히 알 수가 있고, 일을 마쳤을 때 과업을 제대로 완수했는지를 정량적으로 평가할 수 있다는 장점이 있다. 

 

투두 리스트

하지만, (나를 비롯해서) 업무 전반에 투두 리스트를 효과적으로 활용하는 사람은 많이 보지를 못했다. 닥치는 대로 일을 처리하거나, 그때그때 생각나는 대로 업무를 처리하기가 일쑤였다. 그러다 보니 중요한 순서에 따라 일을 처리하기보다는, 다른 이들의 요청에 의해, 다른 사람들이 드라이브하는 긴급성에 의해 시간이 쓰여지는 경우가 많았다. 

저자는 널리 알려진, 그래서 오히려 그 가치가 과소평가되고 있는 투두 리스트는, 잘 활용하면 가장 효과적으로 과업을 완수할 수 있는 강력한 도구임을 강조한다. 투두 리스트가 잘못 활용되면 스트레스의 원천이 될 수도 있고, 결코 끝내지 못한 산더미같은 업무의 무덤이 될 수도 있는데, 이런 일이 발생하지 않도록 투두 리스트를 잘 활용하는 방법을 제시하고 있다.

이 책은 총 10장으로 이루어져 있다. 왜 투두리스트가 필요한지 / 투두 리스트가 오히려 목표달성을 방해하는 우리는 왜 투두 리스트를 완수하지 못하는지, 잘못된 투두 리스트 사용법이란 무엇인지, 기존에 나와 있는 업무 관리 시스템의 장단점이 무엇인지를 면밀하게 분석하고, 저자가 제시하는 궁극의 투두 리스트 작성 및 활용법을 제시한다.

 

목차 캡처

 

많은 내용이 있는데, 이 책에서 제시하는 투두 리스트 작성의 10원칙, 그리고 거기에 부가적으로 제공되는 수많은 꿀팁 중에서 개인적으로 꼭 기억하고 싶은 내용 세 가지를 추려서 정리해 보았다.

 

1. 현재 과제와 향후 과제를 분리하라

보통 투두 리스트는, 해결되는 항목보다 추가되는 항목이 더 많다. 하나의 리스트를 가지고 업무를 수행하다 보끝도 없이 할 일이 늘어나는 것처럼 보이게 된다. 이는 의욕을 상실하게 만드는 원인이다. 어느 순간에는 업무 리스트를 보는 것도 싫어질지도 모른다. 

저자는 "지금 해야 할 일"과, "언젠가 해야 할 일"을 분리함으로써 주의집중이 낭비되지 않도록 조치하는 것이 중요하다고 말한다. 지금 할 일은 "데일리 리스트"로, 언젠가 해야 할 일은 "마스터 리스트"로 분리해서 사용하면, 언젠가 할 일을 잊지 않으면서도 오늘 해야 할 일에 집중할 수 있게 된다.

 

롱텀 리스트와 데일리 리스트를 분리하라

 

2. 할 일 리스트에는 반드시 그 일을 해야 할 이유를 적어야 한다.

저자는 할 일 목록에 "이유"를 적는 것은 두 가지 측면에서 유용하다고 말한다. 첫째는, 할 일 옆에 이유를 적는 것은 그 과제의 맥락을 분명히 드러내기 때문이다. 어떤 맥락에서 그 행동을 하는지를 분명히 드러내지 않으면, 액션 아이템은 단편적인 행동일 뿐 어떤 과제의 일부로서 그 행동을 하는 것인지가 분명하지 않게 된다.

더욱 중요한 두 번째 이유는, 행동의 이유를 적음으로써 그 행동을 통해 기대하는 바가 명확히 드러나기 때문이다. 그 행동을 하면 어떤 결괏값, 즉 보상을 얻을 있는지가 명확히 드러나기 때문에, 조금이나마 그 행동을 취할 동기가 더 생기게 된다. 반드시 그 일을 해야 할 이유를 적는 것이, 행동으로 옮길 확률을 높여 준다고 한다.

 

투두 리스트에는 이유가 있어야 한다

 

3. 마스터 리스트는 프로젝트, 활동유형, 장소에 따라 분류한다.

마스터 리스트를 그냥 Input Box 로만 사용하게 되면, 끝도 없이 늘어나는 업무를 적어놓은 종이에 불과할 것이다. 저자는 마스터 리스트에 적혀 있는 액션 아이템들을 카테고리별로 분류할 것을 권한다. 좀더 큰 단위의 업무 카테고리로, 또는 "집에서 할 일"등으로, 또는 "단순작업 / 복잡한 작업" 등으로 분류하면, 단순한 "행동 목록"을 좀더 구조화하게 된다. 저자는, 여러 과제가 하나의 프로젝트 아래에 묶일 수 있다면, 그 프로젝트에 관계되는 마스터 리스트를 별도로 만들 수 있다고 한다. 이렇게 되면 할 일들을 단순히 단편적인 행동의 집합보다는, 좀더 큰 틀에서 조직화할 수 있다는 장점이 있다. 

 

이 외에도 이 책에서는 투두 리스트를 사용해서 삶을 좀더 조직적으로 영위할 수 있는 다양한 팁들에 대해서 설명하고 있다. 소개한 내용은 책 내용의 극히 일부분이니, 생산성에 관심이 있고 삶을 좀더 심플하고도 효과적으로 운영하고 싶은 분이라면 한번 읽어 보는 것도 좋을 것 같다. 어렵지 않다. 쉽게 읽힌다. 간만에 아주 유용한 자기계발서를 만난 것 같다.