복잡한 파일정리 깔끔하게 하는 꿀팁

복잡한 파일정리

들어가며

회사에서 사무적인 일을 하거나 육체적 작업을 할 때, 필요한 물건들이 제자리에 있지 않아서, 그것들을 찾는 데 드는 시간 낭비가 상당하다고 합니다. 사무직 근로자 같은 경우, 컴퓨터 파일을 제대로 관리하지 못해서 나중에 필요할 때 파일을 찾는 데 꽤 긴 시간을 낭비하는 경우가 많이 있습니다. 따라서, 업무를 처음 시작하는 신입사원 시절부터 파일을 체계적으로 관리하는 방법을 익혀 놓는 것이 중요합니다. 그렇다면 신입 사원들이 자료를 잘 관리하고 깔끔하게 정리하는 방법은 무엇일까요?

효율적으로 파일정리 하는 꿀팁

1. 파일의 네이밍 룰을 정확히 지킬 것.

예를 들면 프로젝트_제목_작성자_버전_날짜 이런 식으로 모든 파일에 있어서 이름을 짓는 규칙을 수립하고, 철저하게 그 규칙을 준수하는 것입니다.

가끔 신입 사원들에게 자료 작성을 요청하면, 열심히 멋진 프레젠테이션을 만들어 오는데, 파일 이름이 난감할 때가 있습니다. 예를 들면 “책임님 요청사항.ppt” 같은 것이죠. 대부분 신입사원 처음에 저지르는 실수이고, 지도선배의 코칭을 받으면 한달 이내에 없어지게 되는 습관입니다.

대부분의 회사들은, 파일이나 자료를 작성할 때 이름짓는 방식을 그라운드 룰로 정하고 있습니다. 저희 회사도 마찬가지고요. 이것은 불필요한 규제가 아니라, 통일성을 가지고 자료를 잘 찾을 수 있도록 색인을 만드는 과정이라고 보면 됩니다. 이렇게 통일된 규칙에 따라 파일 이름을 적으면, 누가 작성한 파일을 보더라도 무엇에 관련된 파일인지를 한 눈에 알 수 있게 됩니다. 나중에 파일을 정리하고 검색할 때에도 대단히 용이하지요.

제목도, 어떤 내용을 담고 있는지 쉽게 유추할 수 있도록, 직관적이고 명쾌하게 적어 주어야 합니다. 다소 길어지더라도 구체적으로 적는 것이 필요합니다. 그래야 나중에 파일 제목으로 검색할 때 용이하게 누락 없이 파일을 찾아낼 수 있습니다. 그리고 제목을 구체적으로 적어 주어야, 파일을 열어보지 않고도 빠르게 “열어볼 파일”과 “거를 파일”을 구분할 수 있지요.

예를 들어서 파일 이름이 “WW35 업무보고.xlsx” 라고 합시다. 이 주간업무보고 파일에 어떤 내용이 담겨있는지 알려면 파일을 직접 열어볼 수밖에 없겠지요. 어떤 업무가 33주차에 진행되었는지 37주차에 진행되었는지 헷갈린다면, 33~37주차 업무보고를 모두 열어볼 수밖에 없습니다.

이런 번거로움을 피하기 위해서는, 정해진 네이밍 룰 안에서 부제목을 꼭 적어 주어야 합니다. 그래야 그 파일이 어떤 내용을 담고 있는지 열어보지 않고도 알 수 있지요. 이것은 타인과 미래의 자기자신을 배려하는 가장 기본적인 방법입니다.

버전도 중요합니다. 파일은 계속 리비전이 되기 때문에, 하나의 파일에 여러 버전이 있을 수 있고, 사람마다 서로 다른 버전을 가지고 있을 수 있습니다. 업무 관계자와 전화통화를 할 때, 하나의 파일을 보고 있다는 것을 정확히 인지하려면 버전을 정확히 적어 주어야 되겠지요.

업무의 종류나 환경에 따라 다르겠지만, 파일을 시간순으로 정리하는 것이 찾기 쉬운 경우가 있고 프로젝트 별로 분류하는 것이 편할 때가 있습니다 저 같은 경우는 시간에 따라서 정리해두면 제가 언제쯤 어떤 작업을 했다는 것을 기억하고 있기 때문에 파일 이름에 제일 앞에 연도와 날짜로 이름을 지어 두면 파일 이름으로 정렬하고 원하는 시간대에 찾아가서 파일을 찾아낼 수가 있습니다.

한편으로 여러 프로젝트를 동시에 수행하는 사람이라면시간대별로 정리하는 것보다 프로젝트 별로 정리하는 것이 더 나을 때가 있겠죠 이럴 때는 프로젝트 이름을 제일 앞에 적어두고 그다음에 날짜를 적는 것이 정렬할 때 파일을 파일을 쉽게 찾을 수 있는 방법일 것입니다

2. 폴더를 체계적으로 정리할 것.

앞에서도 잠깐 언급한 내용이지만 폴더 정리를 할 때 연도별로 정리할지 업무 별로 정리할지 미리 체계를 정해두는 것이 필요합니다. 그렇게 하면 원하는 폴더를 찾아서 파일을 열어보기가 쉽겠죠. 한편으로 폴더의 계층을 3단계 이상으로 깊게 만드는 것은 별로 효율적이지 않고 업무상 도움이 크게 되지 않는다고 합니다. 이렇게 되면 파일 하나를 찾기 위해서 계속 아래쪽으로 폴더를 타고 들어가야 하지요. 한번 찾아 들어간 폴더에서 원하는 파일을 찾지 못하면 다시 상위 폴더로 가서 또 다른 폴더를 찾아 탐색해야 하고.. 이런 식으로 번거로운 작업을 열어본 해야 합니다. 전문가들은 가급적 폴더의 단계를 두세 단계 이상 넘어가지 않도록 할 것을 권장합니다

경우에 따라서는 하나의 파일이 여러 폴더에 동시에 속하는 경우도 있습니다. 이럴 때 같은 파일을 복사해서 여러 군데에 배치하는 것은 굉장히 위험한 행동입니다. 왜냐하면 같은 파일이 여러 군데 있는 것은 용량을 더 차지하는 것이기도 하지만 하나의 파일을 수정하게 되었을 때 나머지 파일들이 자동으로 동기화되지 않기 때문입니다. 이것은 윈도우 폴더 관리 시스템에 단점이기도 한데요, 이런 경우는 태그를 기준으로 파일을 관리하는 것도 하나의 방법일 수 있습니다. 매킨토시 시스템은 파일 마다 태그를 달 수 있다고 하죠. 이때 태그를 잘 달아놓고 원하는 태그로 검색하면 쉽게 파일을 찾아낼 수가 있습니다. 물론 윈도우 시스템에서도 태그 기능을 제공하긴 하지만 기능이 제한적이어서 별도의 태그 프로그램을 사용하는 것이 더 나을 수도 있습니다.

저 같은 경우는 모든 파일을 하나의 폴더에다 저장해두고다른 장소에 장소에 체계적으로 폴더를 만들어 놓은 다음 저장소에 있는 파일들에 바로가기 링크를 배치해 주는 방식을 사용합니다. 이렇게 해 두면 서로 다른 곳에 두 개의 바로가기 가 있다 하더라도, 가끔씩 링크가 같은 파일을 가리키고 있기 때문에 파일을 수정 편집하기가 용이 합니다. 하나의 파일을 여러 곳에 복제해주는 것보다는 훨씬 나은 방법이죠.

3. 폴더를 넘버링 해둘 것

아시는 분들은 다 아시는 방법이지만 폴더 이름 앞에 숫자를 적어 놓는 것이 좋습니다. 그러면 키보드만 사용해서 번호만으로도 폴더를 찾아 들어갈 수 있죠. 폴더에 개수에 따라서 0부터 9까지, 또는 00부터 99까지 번호를 기입해두면 폴더 탐색을 편리하게 할 수 있다는 장점이 있습니다

4. 가급적 자료는 클라우드에 저장할 것

요즘은 회사들마다 안전하게 자료를 보관하고 상호간에 공유하기 용이하게 하기 위해서 클라우드 시스템을 공용 업무 공간으로 많이 활용하는 것 같습니다. 개인 자료도 클라우드 공간에 보관해두면 개인컴퓨터가 바이러스에 감염되거나 기타 여러 가지 요인으로 고장나는 경우에도 자료를 유실하지 않고 지킬 수 있습니다. 클라우드 시스템이 보안에 취약해서 걱정된다는 우려가 있지만 제가 생각했을 때는 로컬 컴퓨터를 부주의하기에다 룸으로써 자료가 유실될 위험이 오히려 더 크지 않나 하는 생각입니다.

5. 주에 한번 자료 정리 시간을 가지기

일주일에 한 번은 반드시 자리를 정리하는 시간을 가질 필요가 있습니다. 일주일 동안 쌓인 자료들을 돌아보고 업무상 중요한 것과 중요하지 않은 것을 분류하고 필요 없는 자료는 버리고 정리할 기회도 필요합니다. 자동으로 업무와 자료가 체계적으로 정리되겠지요. 일주일 동안 놓친 데이터들을 다시 보기도 하면서 다음 주 업무를 준비하는 기회로 사용할 수 있는 등 주말이나 주 초에 자료 정리 시간을 가지는 것은 능숙하게 업무처리를 하기 위한 첫 번째의 방법이라고 생각합니다.

자료를 정리할 때 윈도우 바탕화면은 반드시 깨끗하게 정리할 것을 권장합니다. 우리 조상 대대로 내려오는 격언에 따르면, 바탕화면은 그 사람의 내면을 보여주는 거울이라고 하죠. 바탕 화면이 빼곡하게 차 있는 사람들은 되게 체계적이고 깔끔하게 자료를 정리하는데 서툰 사람이 가능성이 많습니다.

마치며

오늘은 회사원 업무의 기본 중에 기본인 파일 정리하는 데 있어서 몇 가지의 팁을 공유해 드렸습니다. 이미 연차가 높으신 분들을 실행하고 계신 방법이시겠지요. 그래도 혹시 놓친 것이 있거나 새로운 아이디어가 있었다면 업무에 적용해 보시는 것도 좋을 것 같습니다. 신입사원 분들은 자료를 잘 정리하는 것이업무 능력과일처리 영양을 향상시키는 첫 번째 스텝이라는 것을 꼭 인식하셔서 자기가 인식하셔서 자기만의 효율적인 파일 시스템 구축을 시도해보시기를 권해 드립니다.