업무상 부탁 메일을 쓸 때 참고하면 좋을 만한 내용 (협조요청 메일)

업무메일 쓸 때 주의사항

식스 해빗 (7) : 다른 사람에게 영향력을 끼치는 방법 (feat. 업무상 부탁할 때)
 

들어가며

 
지난 포스팅에서 다른 사람에게 영향력을 발휘하는 방법에 대해서 쓴 내용을 기억하실지 모르겠습니다. 연관된 주제로서, 다른 사람에게 업무상 부탁 메일을 쓸 때 참고하면 좋을 만한 내용을 적어 보려고 합니다. 어디까지나 제 개인적인 경험을 바탕으로 쓴 것이고, 다른 의견이 있을 수도 있으니 참고만 하시면 좋을 것 같습니다. ^^
 
 
 

업무상 협조요청 메일 / 부탁메일을 쓸 때 참고하면 좋을 만한 내용

 

첫째, 모르는 사람에게는 가급적 메일이나 메신저로 연락하는 걸 추천합니다.

 
저도 아직 젊습니다만, 20~30대 분들은 전화보다는 텍스트를 더 선호하는 것 같습니다. 급한 연락도 문자로 하는 경우가 있더라구요. ^^ 좋은 것 같습니다. 전화로 불쑥 연락하면 상대의 상황이 어떤지 모르는 경우도 있고, 상대가 충분히 숙고하고 대답할 시간이 없을 수도 있으니 말이지요. 사내라면 메신저로, 또는 메일로 먼저 운을 띄우는 것이 좋은 것 같습니다. 부탁을 받는 사람 입장에서도 말이지요.
 

둘째, 부탁하는 사람이 누구인지, 왜 필요한지 등에 대한 기본사항은 밝혀 주어야 합니다.

 
이건 경력이 늘어나면서 꼰대력 상승에 따라 자연스럽게 터득하게 될 것입니다만, 가끔 타 부서 신입사원으로부터 부탁을 받는다거나, 우리 팀 신입사원이 타 부서에 부탁 메일을 쓸 때 종종 발생하는 해프닝이 있습니다.
 
“안녕하세요 ~~님. ~~에 대한 자료를 다음 주 금요일까지 주실 수 있을까요?”
 
라고 다짜고짜 메일을 쓰면 호응을 이끌어 내기 어렵겠지요.
 
“안녕하세요 ~~님, 저는 어느 부서에 누구라고 합니다. 다름이 아니라 저희 부서에서 ~~ 한 목적으로 ~~ 자료가 필요해서 문의 드렸습니다. 바쁘시겠지만, 가능한 범위 내에서 자료 공유를 요청 드려도 괜찮을까요?” 하고 공손하게 여쭈어 보면, 호응을 이끌 가능성이 좀 더 많겠지요.
 

셋째, 부탁 메일을 보낼 때, 선배에게 초안을 한번 보여 주면 좋습니다.

 
회사마다, 그리고 부서마다, 사람마다 스타일이 조금씩 다를 테지요. 선배나 멘토사원에게 초안을 보여 주시면, 첨삭을 해 주실 겁니다. 상대가 누구냐에 따라서 말투를 바꿀 수도 있고, 요청사항을 수정할 수도 있겠지요. 어느 정도 감각이 생기기 전까지는, 요청 메일 보내기 전에 초안을 한번 검토받고 보내면 확률이 높아질 거라고 생각합니다.
 

넷째, 메일이나 메신저에 답이 없으면 전화를 해 보는 것도 괜찮습니다.

 
메일이나 메신저에 답이 없을 수 있습니다. 바빠서요. 메일을 하루에 백 통씩 받는데 다 읽어보지 못할 수도 있지요. 메신저 창이 바탕화면을 뒤덮는 경우도 있습니다. 그럴 때는 씹혔다고 생각하지 말고 전화해 보면 됩니다.
 
“안녕하세요 ~~님, 저는 어느 부서에 누구라고 합니다. 다름이 아니라 어제 ~~ 건으로 자료요청 메일을 보내 드렸었는데 혹시 보셨는지요?” 라고 물어 보면 됩니다.
 

 

다섯째, 정말 부담스러운 상대면, 선배사원을 메신저에 같이 초대하거나, 메일에 참조로 넣으면 됩니다.

 
기본적으로 후배사원에게 요구되는 덕목(?)이란 게 선배사원의 일을 도와 주고 허드렛일 하면서 일 배우는 것인 경우가 많지요. 선배사원이 신입사원을 도와주어야 할 중요한 포인트가 바로, 신입사원이 외부 부서와 협업할 때입니다.
 
그럴 때 쓰라고 사수가 있는 거에요. 상대 부서에 갈굼 당하고 있으면, 메신저로 초대하고 뒤에 숨으세요. ^^ 처음부터 메신저에 같이 초대하면 더 좋구요.
 

여섯째, 처음부터 끝까지 공손한 태도를 유지하는 게 좋습니다.

 
신입사원이어서가 아니라, 중견사원, 시니어 사원이 되어서도, 공손한 태도는 항상 가치를 인정받는 것 같습니다.
 
저도 타 부서의 나이 지긋한 고참 부장님께 업무요청 받는 경우가 있습니다. 그 분은 항상, 다음과 같은 식으로 말씀하시더군요.
 
“~~ 책임님... 저는 ~~ 부서의 ~~ 수석이라고 합니다.. 바쁘신 데 죄송합니다만 ~~ 데이터를 좀 요청드려도 될는지요..?”
 
말줄임표는 연세의 증거니까 이해하시죠. ^^ 부장님들은 왜 늘 말줄임표를 쓰실까요? 누구 아시는 분 계시면 댓글 좀 달아 주세요.
 
아무튼 나이와 경력에 상관없이 공손한 태도를 유지하는 게 요청의 성사율을 높이는 방법인 것 같습니다.
 
 
 

마치며

 
 
오늘은 직장에서 다른 부서에게 뭔가 업무 요청할 때 참고하시라고 짧게 글을 써 보았습니다. 너무 당연한 이야기인 것 같지만, 사실 모두 다 지키기는 쉽지 않은 것 같습니다. 저도 많은 실수를 겪었구요.
 
부탁이란 건 늘 부담스럽고, 저년차 사원에게는 더더욱 그런 것 같습니다. 그럼에도 불구하고, 부탁을 자꾸 해 볼수록 얻을 수 있는 건 많이 늘어나는 것 같아요. 가만히 있는 것보다는, 다른 사람과 상호작용을 많이 해 보는 게 좋은 것 같습니다.
 
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