업무 부담감을 줄이는 필살기

업무부담감 해소방법

 

들어가며

 

직장에서 규모가 조금 큰 업무를 지시받았을 때, 심적인 압박감을 겪어 보신 분들이 많이 계실 것 같습니다. 저도 직급이 올라가게 되면서, 시간과 자원이 어느 정도 필요한 업무를 받는 경우가 종종 늘어나는데요, 일의 규모가 어느 정도나 되는지 가늠이 되지 않아 심적인 부담이 상당했던 경험이 있습니다. 

 

오늘 포스팅에서는, 내가 감당하기에는 너무 큰 규모의 업무를 맡았을 때, 심적인 부담감을 경감시킬 수 있는 처방을 알려 드리려고 합니다. 이 포스팅을 읽고 나면, 심리학적으로 검증된 솔루션에 따라서, 업무 부담을 덜고 자기통제력과 충만한 자원감을 회복한 상태에서 업무에 몰입할 수 있게 될 것입니다. 

 

업무 부담감을 줄이는 방법

 

개인적인 경험

 

개인적인 경험을 공유해 보려고 합니다. 파트장이 되고 나니, 주마다 제 파트 내에서 이루어진 업무들을 모두 취합 / 요약해서 팀장님께 보고드리는 업무가 주어졌습니다. 이 주간 보고 업무가 저에게는 부담감이 매우 크더군요. 매주 주간보고는 화요일에 이루어졌는데, 주간 보고 생각만 하면 주말부터 마음이 무거웠던 경험이 있습니다. 

 

신기한 것은, 주간보고라는 게 그리 또 어려운 업무는 아니었어요. 일단 시작을 하면 실마리가 잡히고, 시간도 그리 많이 들지 않았습니다. 기존의 양식을 활용해서 내용을 업데이트 하면 되는 것이었죠. 낮 시간 하루 종일 투입하고 야근까지 해야겠다고 생각한 업무였지만, 제 예상과 달리 큰 어려움이나 시간 소요 없이 끝낸 적이 종종 있었습니다. 

이상한 일이지요. 이런 경험은 주마다 반복되었지만, 그렇다고 해서 주간보고에 대한 부담감이 없어진 것은 아니었습니다. "시작만 하면 어떻든 끝낼 수 있는"업무라는 것을 머리로는 알고 있었지만, 마음은 그 일에 대한 부담감에 눌려 있었다니 말입니다. 

자이가르닉 효과에 대해서

 

오늘 소개할 <의지력의 재발견>이라는 책에 보면, 이런 현상을 설명해 줄 수 있는 심리학적인 연구 결과가 소개됩니다. 이른바 "자이가르닉 효과" 라는 것인데요, 요약하자면 "깔끔하게 마무리되지 않은 일은 머릿속에서 계속 맴돈다."라는 것입니다. 

의지력의 재발견

 

이 현상은, 분주하게 바쁜 레스토랑에서 메모지 하나 없이 손님들의 주문을 모두 기억하고 처리해 내는 한 종업원의 놀라운 기억력에 주목한 한 연구자가 발견한 것이라고 합니다. 

헷갈리는 상황에서 모든 손님의 메뉴를 어떻게 다 기억하는지 궁금했던 연구자는, 계산이 끝나고 나중에 따로 자기가 먹은 음식을 기억하는지 물어보았다고 합니다. 놀랍게도 그 웨이터는, 계산이 끝난 다음에는 손님들이 무엇을 주문했는지 까맣게 잊고 하나도 기억하지 못했다고 하더군요. 

이런 현상은 왜 일어나는 걸까?

 

연구자는 이 현상을 설명하기 위해 몇 가지 가설을 설정했다고 합니다.

첫째, 우리의 무의식이 목표가 완성될 때까지 실마리를 놓지 않고 있는 것인가?
둘째, 우리의 무의식이 의식에게 일을 끝마치라고 종용하는 것인가?

 

주목할 만한 것은, 끝마쳐야 할 일에 대해서 분명한 계획을 세우는 것만으로도, 그 일에 대한 부담감, 또는 머릿속에 머무는 잔상을 깨끗이 지울 수 있었다는 사실입니다. 즉 자이가르닉 현상은 업무를 완성할 수 있는 구체적인 로드맵이 존재하기만 해도 상당 부분 완화할 수 있다는 것이지요. 

 

 

 

 

 

 

 

중간 단계를 꼭 설정해 놓기

이런 현상에 착안해서, 무언가 마음을 짓누르고 있는 부담스러운 업무가 있을 때는, 그 업무를 처리하기 위한 중간 단계라도 설정해 놓는 것이 좋습니다. 가급적이면 그 업무를 지시받은 시점에 빠르게, 대략적인 스케치라도 그러 놓으라는 의미입니다. 

일을 잘 하는 사람들의 공통적인 특징을 보면, 큰 규모의 업무를 받았을 때 중간 단계를 잘 설정해 놓는 습관이 있다는 것입니다. "파트 내 업무를 보고해라" 라는 다소 추상적인 지시를 받는다면, 다음과 같이 목표를 세분화해 볼 수 있겠지요. 

1. 이번 주에 발생한 문제가 무엇인지 모두 적어보기

2. 각 문제별로 담당자가 누구인지 확인하기

3. 해결책이 있는 문제와 없는 문제로 나누어 보기

4. 해결책이 있는 문제는 담당자에게 간단히 정리하도록 요청하기

5. 해결책이 없는 문제는 관련 엔지니어들과 아이디어 미팅을 해서 가설을 세우기
6. 가설과 실행과제 중심으로 보고서를 작성하기

이렇게 대략적으로 "어떻게 하면 되겠다"만 그려 놓기만 해도, 우리 두뇌는 이 상황을 "미해결 과제"가 아닌, "일단락된 일"로 인식해서 뇌리에 남기지 않고 치우게 됩니다. 네비게이션을 찍어 놓는 것만 해도 마음의 부담감을 상당히 덜 수 있는 것이지요. 

마음이 불편할 때 꼭 기억해야 할 것

 

마음이 불편하거나 걱정될 때는, 종이를 꺼내서 모두 적어 보라는 조언을 들어 보신 적이 있을 것입니다. 이 역시도, 무의식 중에 둥둥 떠다니는 부담감을 명시적으로 드러냄으로써, 자이가르닉 효과를 없애고자 함인 것이지요. 

따라서 스마트한 직장인이라면, 하루를 시작하기 전에 "무엇을 해야 하는지"를 모두 나열해서 리스트로 만드는 것이 매우 중요합니다. 또한, 중요한 업무에 착수하기 전에 "이 일을 완수하려면 무엇을 해야 하는지"를 명시적으로 정리해 두는 것이 중요하지요. 이것은 일을 잘 하기 위한 첫걸음임은 물론이고, 마음을 편안하게 하는 심리 테라피로서도 아주 중요한 행동인 것 같습니다. 

 

마치며

 

오늘은 "자이가르닉 효과"에 대해서 아는척 해 보는 시간을 가졌습니다. ^^ 일도 일이지만 무엇보다 우리 마음을 잘 관리하고 돌보는 것이 가장 중요한 것 같습니다. 모두들 마음 잘 챙기시고, 업무에 가장 중요한 자원인 심리적 안정감을 잘 보호하는 하루 되시면 좋겠습니다.