반복된 실수를 피하는 일곱 가지 방법

반복된 실수를 피하는 일곱 가지 조언

 

 

들어가며

 

업무적으로나 개인적으로나 실수가 발생하면 여러 가지로 손해가 많습니다. 사소한 실수든 중대한 실수든, 실수가 발생하면 금전적으로나 시간적으로나 손해를 감수할 수밖에 없지요. 꼭 손해가 나지 않더라도 좋은 기회를 잃어버리는 아쉬움이 발생할 수도 있을 겁니다. 그래서 우리는 누구나 손해 실수한 것을 피하기 위해 노력합니다.

 

실수는 배움의 과정이라고 하지요. 실수로부터 좋은 레슨을 받을 수 있다면, 실수를 꼭 두려워할 필요는 없을 것입니다. 그러나 같은 종류의 실수가 반복되는 것은 반드시 피해야 합니다. 그것은 개인의 명성에도 치명적인 영향을 끼치고, 직장에서는 전문성과 성실성을 의심받게 되는 이유가 될 수도 있습니다. 그리고 자기뿐 아니라 주변 동료에게도 피해를 끼치게 되지요. 그러므로 우리는 실수 자체보다는 반복된 실수를 경계해야 할 것입니다.

 

 

 

똑같은 실수를 반복하지 않으려면?

 

저 역시 신입사원 시절에 비슷한 실수를 반복한 적도 있고, 자책을 심하게 한 적도 많습니다. 오늘은 반복된 실수를 어떻게 하면 피할 수 있는지에 대해서, 개인적인 경험과 전문가들의 의견을 참고하여 써보고자 합니다.

 

첫째, 실수를 반복하지 않겠다고 굳게 다짐하는 것은 개선책이 아닙니다.

 

의지력을 사용해서 실수를 막겠다고 계획하는 것은 올바른 접근방법이 아닙니다. 효과를 발휘할 수도, 지속될 수도 없는 방식입니다. 다짐을 하지 않아서 실수가 발생하는 것이 아니지요. 성실하게 챙기지 않아서 실수가 발생할 수도 있지만, 어쨌든 표면적으로 실수를 하지 않겠다고 다짐하는 것보다는 좀 더 근본적으로 실수가 발생할 수 없는 시스템을 만드는 것이 중요합니다.

 

실수하지 않겠다고 굳게 다짐하는 것은, 실수를 저지른 동료에게 실수하지 말라고 하는 것과 다를 바가 없지요. 실수하고 싶어서 실수하는 사람이 있을까요? 운전하는 사람에게 사고 내지 말라고 말하는 것, 또는 다이어트에 실패하고 있는 사람에게살 빼라고 말하는 것과 같은 것이죠.

 

둘째, 실수는 실수라고 인정해야 합니다.

 

모든 개선은 인정하는 데서부터 시작됩니다. 실수가 발생하면 자기의 업무 실수였다고 확실하게 인정을 하는 것으로부터 출발해야 합니다. 잘못된 것을 인정하지 못하면, 결국 개선으로 가는 첫 번째 관문을 막아버리는 것이나 마찬가지죠. 실수가 발생했을 때 미안하다고 하고, 깨끗하게 매듭짓고 넘어가는 것이현명하고 더 프로페셔널한 방법이라고 생각합니다.

 

간혹, '이것은 실수이긴 있긴 하지만 시스템에도 문제가 있고 나만 잘못한 것은 아니다' 라든지, 또는 '어쩔 수 없는 것이었다'라고 변명하는 사람들이 있습니다.그런 사람들은 첫째, 성실성을 의심받게 됩니다. 둘째로, 프로페셔널로서의 자질을 의심받게 됩니다. 동료로서 신뢰를 의심받게 되는 것이죠. 그런 태도는 절대 지양해야 되겠습니다. 설령 핑계거리가 있더라도 그 시점에 이야기 해서는 안 되는 것이죠. 본인의 실수를 확실하게 인정하고 나서야, 시스템 상 개선이 필요한 점을 이야기하는 것이 마땅한 순서입니다.

 

저는 초보 엔지니어 시절에, 업무 실수를 다른 사람들 눈치 채지 않게 독자적으로 처리하고 넘어갔다가 큰 낭패를 본 적이 있습니다. 똑같은 실수가 발생해서 문제가 커진 것이죠. 그때 혼났던 것은 실수를 했다는 자체가 아니라, 실수를 보고 하지 않고 내 선에서 처리하고 넘어갔다는 것 때문이었습니다.

 

당장에는 손해가 있을지라도 거기서 매듭을 짓고 넘어가야 나중에 더 큰 부담을 줄일 수 있고, 실수가 재발하지 않도록 업무 프로세스를 개선할 수 있는 것이지요.

 

셋째, 자기가 실수했다는 사실을 인식해야 합니다.

 

언제 어떤 실수를 했는지를 잘 기록해 두면, 그 포인트에서 반복되는 실수를 방지하는 방법을 찾기가 쉽습니다.

 

수험생들은 오답노트를 잘 작성하는 것이 성적 향상의 지름길이라고 말합니다. 어디서 실수를 했으며, 어느 문제를 틀렸는지를 잘 알아 두어야, 그 포인트에서 왜 틀리는지를 분석할 수가 있겠지요.

 

업무적으로든 개인적으로든, 실수가 벌어질 때마다 그 사실을 의식하고 왜 실수했는지를 적어두는 것이 필요합니다. 그래야 나중에 틀리지 않는 방법을 찾아낼 수도 있을 것입니다.

 

일일 업무노트를 사용하는 것도 좋고, 휴대폰 앱을 사용해서 메모해 두는 것도 좋습니다. 중요한 것은, 자기가 어디서 실수했는지 기록으로 남겨 두고 그 기록을 통해서 해결 방안을 찾을 수 있도록 데이터를 쌓아두는 것입니다.

 

넷째, 실수로 이어지는 행동이 무엇인지 식별해야 합니다.

 

실수 자체에 주목하는 것이 아니라, 어떤 경로로 왜 실수하게 되었는지 근본 원인을 파악해야 합니다. 예를 들어 지각을 자주 한다면, 지각을 한다는 행동 자체에 주목하기보다는 왜 지각을 하게 되었는지를 살펴보아야 한다는 것이죠.

 

아침에 늦게 일어나서 지각을 했다면 그것을 고쳐야 하는데, 왜 아침에 늦게 일어났는지 생각해보면 저녁에 늦게 자서 그렇다는 분석이 나올 수가 있습니다. 저녁에 늦게 잘 수 밖에 없는 이유는 무엇일까요? 예를 들면 저녁을 늦게 먹어서일 수 있겠죠. 또는 저녁에 늦게까지 드라마를 봤거나 게임을 했기 때문일 수도 있습니다. 저녁을 늦게 먹은 이유는 무엇일까요. 늦게 씻었거나 저녁 일정을 너무 많이 잡아서일 수도 있겠죠.

 

회사에서는 업무상 불량이 발생하거나 실수가 발생하면, Five Whys 라고 해서 근본적인 문제가 무엇인지를 파고 들도록 규정해놓는 경우가 많습니다. 표면에 나타나는 실수 뿐 아니라, 어떠한 이유로 그러한 행동을 하게 되었는지를 추적하는 과정이 꼭 필요합니다.

 

다섯째, 시간과 정신적인 에너지를 충분히 가져야 합니다.

 

시간이 부족하면 급하니까 빨리 빨리 처리해야 합니다. 충분히 확인하고 체크할 수가 없겠지요. 모든 실수는 결국 충분하게 체크하지 못하는 데서 나온다는 것을 생각해보면, 중요한 업무는 급할 때 처리하지 않는 것이 중요합니다.

 

예를 들면 우리 회사에서는, 금요일에 중요한 인폼을 남기는 경우가 많습니다. 엔지니어들이 출근하지 않는 토요일, 일요일에도 공장 업무가 원활하게 돌아갈 수 있도록, 라인에 작업 명세를 남겨놓는 것이죠. 금요일은 늘 바쁩니다. 퇴근시간 직전에 할 일들이 많이 생기면, 그 지점에서 실수가 생깁니다. 그렇다면 가급적 금요일에는 실수가 발생하기 쉬운 중요한 업무를 처리하지 않는 것이 안전한 방법이겠죠.

 

정신적인 에너지도 중요합니다 . 정신적인 에너지가 부족해지면, 주의깊게, 면밀하게, 꼼꼼히, 검토하기가 쉽지가 않습니다. 아무리 중요한 일이라도, '에이 모르겠다, 잘 됐겠지' 하는 마음이 들게 마련이죠. 그래서 가급적이면 인지 능력이 고갈되기 전에, 시간을 충분히 가지고 중요한 업무를 처리하는 것이 좋습니다. 다른 사람의 방해를 받지 않는 새벽 시간이나, 혹은 충분히 쉰다음에 저녁 시간 등을 활용하는 것이 좋겠지요.

 

여섯째, 체크 리스트를 활용하는 것이 중요합니다.

 

'실수하지 않도록 꼼꼼히 봐라' 라는 말로는 부족합니다. 무엇을 꼼꼼히 봐야 하는지를 사전에 미리 만들어 두어야 합니다. 그래야 인지부하를 줄이고, 기계적으로 하나하나 빠짐없이 점검하고 체크할 수 있죠. 실수가 발생할 때마다 그 실수를 막기 위한 방어선으로서 체크 리스트 항목을 추가해 두는 것이 좋습니다.

 

체크리스트는 소리내어 읽으면서 점검하는 것이 좋습니다. 스스로 체크해도 부족하다고 생각되면, 가급적 그 업무에 대해서 익숙하지 않은 동료에게 체크리스트를 주고 크로스체크를 하도록 부탁하는 것도 방법입니다.

 

마지막으로, 실수가 발생해도 큰 피해가 발생하지 않도록 해야 합니다.

 

누구나 실수합니다. 아무리 잘 예방해도, 실수는 발생할 수 있습니다. 예기치 못한 상황이 터졌을 때, 또는검토를 충분히 한다고 했지만 그래도 부족했을 때는 실수가 발생할 수도 있다는 것을 인정해야 합니다.

 

그럴 때 큰 피해로 이어지지 않도록, 실수했을 때에 대비한 2차 방어선을 잘 마련해두는 것이 중요합니다. 컨틴전시 플랜이라고도 하고, 또는 플랜B 라고도 하죠. 실수는 어떤 의미에서는 자연재해와 같이 불가항력적으로 일어난다는 생각을 하고 있어야 합니다. 그래야 제대로 된 관리가 가능하겠죠.

 

실수가 발생하지 않도록 하는 것에 너무 관심을 기울인 나머지 실수가 발생하면 어떻게 피해를 최소화 할 것인가에 관심을 기울이지 않으면, 작은 구멍에 쉽게 무너지는 경우가 발생할 수 있습니다. 따라서 제대로 된 꼼꼼한 관리자라면 실수가 발생하지 않도록 면밀하게 체크하되, 실수가 발생해도 큰 피해가 발생하지 않도록 보험을 들어두는 것이 중요합니다.

 

마치며

 

업무 실수를 방지하는 것의 중요성은, 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 예측하지 못했던 실수나 실패는 그로부터 무언가 배울 수라도 있지만, 충분히 예측할 수 있었음에도 불구하고 방어하지 못한 실수나, 반복적으로 일어나는 실수는 레슨도 없이 손해만 끼치게 되지요. 이런 일이 발생하지 않도록, 많은 구루들이 제시하는 작은 팁들을 참고하시라고 정리해 보았습니다. 업무에 참고하셔서 도움이 되시면 좋겠습니다.