컴퓨터 파일을 효과적으로 관리하기 위한 다섯 가지 방법

파일을 잘 관리하는 다섯 가지 방법

들어가며

직장 생활을 하다 보면, 많은 파일들을 생성하고 또 공유받게 됩니다. 전자 파일은 직장인들이 지적 생산물을 만들어내기 위한 원자재라고도 할 수 있고, 직장인들이 전투에서 사용할 무기라고도 할 수 있습니다. 따라서 컴퓨터 파일들을 일목 요연하게 체계적으로 관리하는 것은, 효율적인 업무 수행의 기본이라고 할 수 있겠지요.

제가 인턴사원 때 같은 부서에 근무했던 제 멘토 선배님은, 연구원 업무의 본질은 자료 정리라고 말씀하실 정도로, 자료 정리에 투철하신 분이셨습니다. 대부분의 오래된 자료는, 열람할 일이 있을 때 어디에 두었는지 찾기 힘든 것이 대부분입니다. 여기 두었던 것 같기도 하고, 저기 있던 것 같기도 하고...

우리 업무 중에서, 물건이든 자료든 숨어 있는 것을 찾는 데 들이는 시간은 생각 외로 아주 많다고 합니다. 따라서 파일 관리는, 아무리 오래된 파일이라도 어디에 두었는지 쉽게 찾을 수 있도록 정리하는 것이 첫 번째 목표라고 할 수 있을 것 같습니다.

컴퓨터 자료들을 잘 정리하기 위한 팁들

파일을 잘 관리하기 위한 방법들은 무엇이 있을까요? 제가 직장생활 하면서 나름대로 터득한 방법론과, 구글링에서 찾은 다른 전문가 분들의 팁을 조합해서 소개해 보고자 합니다.

첫째로, 구조를 잘 설계해야 합니다.

파일들을 날짜별로 정리할 것인지 업무 유형별로 정리할 것인지, 미리 설계하고 결정해야 합니다. 개인적인 경험으로는, 날짜별로 정리를 하게 되면 특정한 기간에 작성되었던 파일들을 쉽게 찾을 수 있다는 장점이 있습니다. 단점으로는, 업무의 유형이나 프로젝트 별로 따로 구분되어 있지 않기 때문에, 프로젝트 유형별로 자료를 찾기 위해서는 좀더 노력을 기울여야 한다는 단점도 있습니다.

프로젝트나 업무 종류별로 자료를 분류하다 보면, 시간이 가면서 프로젝트가 바뀌거나 또는 업무 프로젝트가 이관되는 경우에 파일을 보관해야 하는 위치가 명확하게 정해지지 않는다는 단점도 있었습니다.

예를 들면 특정한 파일이 A 프로젝트에도 사용되면서 B 프로젝트에도 속하는 경우가 종종 있지요. 그런 경우는 한 파일을 두 군데 보관할 수도 없고, 조금 애매하고 난감한 경우가 있었습니다.

저는 개인적으로, 모든 파일을 날짜별로 정리해 놓고, 프로젝트 별로 폴더를 따로 만든 다음에 그곳에 바로가기를 링크를 만드는 방법을 많이 썼습니다.

둘째, 파일의 이름을 잘 설정해야 합니다.

일관된 명명 규칙을 사용해야 합니다. 파일의 이름은, 내용이 무엇인지 충분히 설명할 수 있도록 작성해야 합니다. 작성된 날짜가 언제인지 명확히 알 수 있도록 해야 하고, 작성한 사람이 누구인지 이름을 명시해두어야 합니다. 또한 몇 번째로 수정된 버전인지 리비전 넘버까지 지정해 주면 다른 사람들과 같이 파일을 공유해야 하는 경우에 유용하게 활용할 수가 있겠습니다.

지나치게 포괄적인 이름을 쓰면, 무슨 내용인지 알기 위해 직접 열어봐야 되기 때문에, 별로 추천되지 않습니다. 예를 들어 '프로젝트 계획 관련' 이라고 이름을 적으면, 무엇에 관련된 계획인지, 어떤 프로젝트에 관한 파일인지 알 수 없기 때문에, 하나하나 파일을 열어 보아야겠죠. 이것은 비효율적이고 시간 낭비를 초래하는 요인입니다.

셋째로 파일 서치 앱을 사용하는 것이 좋습니다.

File Searchy 프로그램이 있습니다. 비슷한 프로그램도 많이 있어요. MFT (Master File Table) 기반의 검색 프로그램인데, 마스터 파일 테이블이라는 곳에 모든 파일이 다 인덱싱 되어 있다는 점을 활용한 검색 프로그램입니다. 키워드를 입력하면 몇 초도 되지 않아서 파일을 다 찾아준다는 강력한 프로그램입니다.

개인적으로는 파일 이름이 잘 명명 되어 있다면, 똘똘한 검색 프로그램 하나만 사용을 해도 파일을 쉽게 찾을 수 있다는 것을 경험했습니다. 심지어 모든 파일을 구분 없이 다 같은 폴더에 넣어 놓는다고 할지라도 말이죠.

넷째, 태깅 소프트웨이나 바로가기 링크를 활용합니다.

파일에 태그를 지정해 두면 여러 폴더에 동시에 해당하는 파일도 잘 관리할 수가 있습니다. 주로 맥 시스템에서 많이 활용하는 방식이죠. 윈도우 기반의 폴더 구조는 하나의 파일이 하나의 폴더에만 소속될 수 있기 때문에, 앞에서 언급한 것처럼 하나의 파일이 여러 폴더에 동시에 해당하는 경우에는 파일을 복사해서 두 개 이상 사용해야 하는 경우도 있었습니다.

이런 경우에는 한 파일이 수정될 때 복사본이 같이 동기화되지 않기 때문에 관리하기 매우 번거롭게 되지요. 절대 피해야 하는 방식입니다.

반면에 파일에 태그를 지정해 두고, 이 태그를 폴더처럼 구분자로 활용하는 방법도 있습니다. '업무' 태그를 붙일 수도 있고, '회사' 태그를 붙일 수도 있고, '프로젝트' 태그를 붙일 수도 있지요. 나중에 원하는 태그를 검색하게 되면, 그 태그가 붙어 있는 파일들이 한번에 다 열람되기 때문에, 폴더가 가진 구분자 역할으라 수행하면서도 중복 없이 파일들을 관리할 수 있겠지요.

윈도우에서도 기본적으로 제공되는 태깅 기능이 있지만, 좀더 진보된 기능을 사용하고 싶다면 외부 프로그램을 이용해도 좋을 것 같습니다.

저 같은 경우는 모든 파일은 날짜별로 소팅해놓습니다. 그리고 별도로 프로젝트나 업무의 종류별로 폴더를 만들어 놓은 다음에, 그 폴더에다가 바로가기 링크를 사용해 연결해 주는 방식을 씁니다. 그렇게 되면 폴더가 태그 역할을 대신해 줄 수도 있겠죠. 같은 파일이 여러 폴더에 소속될 수 있더라도, 파일 자체가 아니라 원 파일의 바로가기를 복사하는 것은 문제가 없으니까요.

다섯째, 클라우드에 저장하기.

파일 보존의 안전성을 담보하는 것은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 가급적이면 원드라이브나 Dropbox, 또는 네이버 클라우드와 같은 외부 클라우드 서비스를 이용하는 것이 좋다고 생각합니다.

예전에 하드디스크에 개인적인 사진들과 파일들을 백업했다가, 하드디스크 자체가 오류가 나서 그 안에 들어있던 파일들을 모조리 날려버린 경험이 있었습니다. 그 이후로 개인적으로 로컬 저장소에 파일을 백업하는 것을 꺼리게 되었어요. 그 대신에 유료 클라우드 서비스를 사용해서, 그곳에 모든 파일들을 넣어두고 관리하고 있습니다.

개인적으로 원드라이브를 사용합니다. 오피스 프로그램을 구매하면 자동으로 1테라바이트까지 사용할 수 있는데, 벌써 250 기가바이트를 사용했어요. 다만 외국 클라우드 서비스는 파일 전송 이 조금 느리고, 동기화가 불안정하다는 관점이 있다고 합니다. 국내 서비스로 하나더 중복 가입해 보려고 하는데, 어떤 것이 좋은지 경험해 본 다음에 다시 포스팅해보려고 합니다.

마치며

오늘은 직장인이 습득해야 하는 중요한 업무 스킬 중 하나인 파일 관리에 대해서 제 나름대로 공감이 되는 조언들을 소개해 보았습니다. 이외에도 다른 여러 유용한 팁들이 많으실 것 같습니다. 의견을 주시면 저도 공부가 많이 될 것 같네요. 아무쪼록 더 나은 파일 관리 방법을 찾고 계신 분들에게 도움이 되면 좋겠습니다.