일 잘하는 사람들은 매주 금요일 이것을 한다!

주간업무 리뷰

 

들어가며

 

"30일 생산성 플랜" 을 읽다

 

매일 매일 바쁜 일상 속에서 생활하는 것은 우리 삶에 큰 그림을 염두에 두고 전략적으로 행동할 여지를 거의 남기지 않는다고 합니다 운이 좋으면 목표를 향해서 가까이 갈 수 있지만 큰 그림을 보면서 전략적으로 살지 않는다면 대개는 시간이 지나도 같은 장소에 머물러 있을 가능성이 커지게 되지요.

 

요즘 아마존에서 구입해 읽고 있는 “30일 생산성 플랜”이라는 책에 따르면, 일주일에 한 번씩 자기의 업무 성과를 평가할 수 있는 시간을 꼭 마련하라고 말합니다. 생산성 있게 한 주를 보내기 위해서 다음 한 주를 계획하는 시간의 중요성은 많이 알려져 있고 공감도 많이 되었지만, 한 주를 되돌아보는 시간을 가지라는 것은 약간 다른 관점이지요. 이 부분이 색다르게 느껴졌습니다.

 

30일 생산성 플랜

 

주간 업무 리뷰의 필요성

 

저희 회사에서는 위클리로 업무보고 작성을 합니다. 각 업무 영역마다 지난주에 있었던 일과 이번 주에 시행된 사항, 그리고 다음 주 계획을 칼럼을 나누어 기록하도록 구성되어 있습니다. 물론 상위 보고를 위해서 작성하는 것이긴 하지만, 그 업무보고 노트를 제 개인 업무에도 유익하게 활용하고 있습니다.

 

매주마다 업무를 계획하고 있지만 바쁜 일상 속에서 치열하게 정신없이 살다 보면 업무 계획을 염두에 두고 일하는 것이 생각만큼 쉽지는 않죠. 그나마 일주일에 한 번씩 주간 업무보고를 작성하기 때문에, 지난주에 있었던 업무 진척 사항을 되돌아보고 당시에는 바빠서 깊이 생각하지 못했던 부분들도 여유를 가지고 생각할 기회를 얻는 것 같습니다. 지난주 이맘때 내가 무엇을 계획했는지 되돌아 보고, 그 계획에 비추어 일이 잘 진행되었는지 점검하는 것이지요.

 

이런 시간을 가지면 업무적으로 놓친 부분을 최대한 줄일 수 있습니다. 그리고 지난 주 성과와 연계해서, 계획을 수정해야 할 부분들이 있는지 판단할 수도 있고, 이런 판단을 통해 다음 주의 업무 계획에 반영할 수도 있습니다.

 

단기 업무 계획은 중기 계획의 틀 안에서, 그리고 장기 계획의 틀 안에서 이루어져야 하는 것이지만, 시시각각 바뀌는 상황을 따라서 유연하게 수정할 수도 있어야 하는 것이지요. 그래서 일 주일에 한번씩, 내가 지금 어떤 상황에 처해 있는지를 생각하면서, 면밀하게 상황을 판단하고 계획에 반영하는 것이 꼭 필요한 것 같습니다.

 

초년차 엔지니어 시절에는, 일주일 단위로 계획하고 셀프로 평가하는 시스템을 잘 활용하지 못했습니다. 하지만 작은 모듈의 리더가 되고 나니 업무량도 늘어났을 뿐더러, 저 뿐 아니라 동료와 후배들의 업무상황도 체크해야 하고 위에 보고해야 될 일도 많다 보니, 효과적으로 주간 업무 상황을 리뷰하기 위한 시스템을 개발해야 될 필요성이 많아지더라구요.

 

때에 따라서는 주간업무보고를 작성하는 것이 귀찮기도 하고 소모적이기도 하지만, 전반적으로 볼 때 이 귀찮은 작업이 업무가 일상이 흐트러지지 않도록 잡아주는 역할을 한다고 생각합니다.

 

“30일 생산성 플랜” 은 이렇게 말하고 있습니다. “우리 중 누구도 일하는 방식이 완벽하지는 않다. 항상 개선의 여지가 있다. 일에 대한 접근 방식을 개선할 때, 우리는 더 조직적이고 통제로 있게 느낄 수 있다. 그리고 더 힘을 얻을 수 있다.”

 

주간 리뷰를 잘하는 방법

 

주간 리뷰를 잘하는 방법도 생산성의 측면에서 “배워야” 하는 일인 것 같습니다.

 

주간 리뷰를 위한 시간을 정하기

 

주간 검토를 잘하기 위해서는 언제 주간 검토를 할 것인지 시간과 장소를 미리 결정해야 합니다. 금요일 오후, 또는 일요일 저녁, 월요일 아침 등 라이프 스타일에 따라 선택하면 됩니다.

 

개인적으로 금요일 오후는 업무가 마무리되고 주말이 시작되는 때이기 때문에, 업무 집중도와 생산성이 떨어지는 경향이 있습니다. 이 시간이 저는 주간 리뷰를 하기에 적절한 시간인 것 같습니다. 일요일 저녁도 좋은데요, 이 시간에는 다음 주 계획도 자연스럽게 세울 수 있기 때문에 리뷰와 계획이 연속적으로 이루어질 수가 있고, 월요병을 완화시켜주는 효과도 있었습니다.

 

 

모으기

 

저는 주간 리뷰를 할 때, 한 주 동안 업무적으로 수집된 모든 데이터들을 다 모읍니다. 회의자료, 업무 메신저 대화 내용, 개인적으로 메모해 놓았던 것, 이메일 등등… 모든 자료와 정보를 다 모으는 것부터 시작합니다. 마음이 편안해질 때까지요.

 

그 시점에서 생각나는 일들도 전부 다 기록합니다. 왠지 신경쓰이는 일들, 아직 해결되지 못한 일들, 언젠가는 하기로 마음먹었던 일들도 전부 다 기록합니다. 연초에 세웠던 목표와, 그에 따라 수행되었어야 할 지난주 계획, 다음주 계획도 모아 봅니다. 스케줄표를 보고 다음 주에 하기로 예정되었던 일들도 다 모아 봅니다.

 

분류하기

 

모아놓은 자료들을 종류별로 분류합니다. 카테고리는 자기한테 잘 맞도록 여러 번 시도할 필요가 있어요. 업무 / 개인 으로 나눌 수도 있고, 업무도 서로 다른 여러 분야가 있기 때문에 분야1,2,3 으로 나눌 수도 있을 것 같습니다. 개인사에 관한 것도, 가족에 관한 것인지, 신앙에 관한 것인지, 자기계발에 관한 것인지 등으로 분류해 두면 됩니다.

 

최신화하기 / 버리기

 

그 다음에 해야 할 일은, “그 자료가 지금도 유효한 것인가?” 를 따져 보아야 합니다. 예를 들어업무1에 관련된 자료들을 모두 모았을 때, 화요일에 공유된 자료가 목요일에 정정되어 다시 공유되는 경우는 흔한 일이지요. 그러면 화요일에 공유된 자료는 버리고, 최신화된 자료만 들고 있으면 됩니다.

 

업무 진척사항 평가하기

 

다음으로는, 지난 주의 진척 사항을 평가합니다. 지난 주에는 무엇을 하기로 했으며, 얼마만큼 진척되었는지를 냉정하게 평가합니다. 제대로 진척되지 못한 일이 있었다면, 왜 그랬는지를 리뷰하는 것도 필요합니다. 시간을 너무 적게 할당했는지, 충분한 정보가 확보되지 않은 상태였는지, 그 업무를 수행하는 데 있어서 어려웠던 점은 무엇이었는지, 다음에 그 업무를 더 잘 하기 위해서는 무엇이 개선되어야 하겠는지를 기록해 두는 것도 좋습니다. 좀더 분발해야 할 부분이 무엇이겠는지 등을 생각한 뒤에, 다음 주 업무 계획에 기록해 두면 됩니다.

 

행동 이끌어 내기

 

여기서는 약간의 직관이 발휘되어야 합니다. 저는 분류된 목록들을 보면서, 그 목록이 나에게 액션을 촉구하고 있는지를 평가합니다. 명시적인 지시사항이거나 액션아이템인 경우는 말할 것도 없지요. 직접적인 액션아이템이 아니더라도, “어제 A가 B에게 이렇게 말했다더라” 라는 정보를 보면서 직관적으로 생각나는 것들을 적습니다. 예를 들면 “그게 사실인지 B에게 확인해 볼 것” 이라든지, “A가 말한 시점이 언제인지 체크해 보자” 라든지… 또는 “B가 그 정보를 알고 있으니 이제 우리가 B에게 업무를 요청할 때가 되었구나” 라든지..

 

그 시점에서 생각나는 것들을 다 적어 놓습니다. 이게 다소 체계적이지 않아 보이고, 주먹구구식의 방법인지도 모르지만, 그렇게 적어 놓는 것이 놓치는 것보다는 유리한 것이라고 생각이 됩니다. 그리고 리뷰 주기가 1주일 단위로 비교적 짧기 때문에, 그렇게 했을 때 놓치는 경우도 별로 없었습니다.

 

더 높은 목표를 달성하기 위해서는?

 

여기까지는 “업무 펑크를 내지 않기 위한” 워크플로우입니다. 여기까지 해 두면, 다음 주 업무에 구멍이 나는 일은 웬만하면 없을 것입니다. “아, 그걸 했어야 하는데!” 라고 낭패 보는 일도 없을 거에요. 일주일동안 쌓이는 일의 양은, 1~2시간 정도 투입하면 웬만큼은 다 갈무리할 수 있는 정도이기 때문에, 크게 부담 없이 수행할 수 있습니다.

 

필수적인 조치를 한 다음에는, “더 높은 목표를 수행하기 위한” 전략을 리뷰해 보는 게 필요합니다. 저는 개인적으로 업무 리뷰를 할 때 이대로 계속 진행하면 아무 문제가 없겠는지를 자문자답해 봅니다. 일주일 단위의 시야를 가지고 업무를 계획하는 것과, 3~4개월 후를 보고 업무를 계획하는 것은 다르지요. 약간 여유를 가진 상태에서 (즉, 급한 조치를 취해 놓은 상태에서) 이대로 가면 연말 목표 달성이 되겠는지 등을 스스로 물어 봅니다.

 

지금 당장 필요하지 않더라도, 한 달 뒤에는 꼭 필요할 것들이 무엇이 있을지 생각해 둡니다. 미리 데이터를 만들어 둔다든지, 또는 업무에 필요한 자재들을 미리 주문해 놓는다든지 하는 것이 이에 해당하는 것입니다.

 

지금 수행하고 있는 실험의 결과가 좋지 않다면 어떻게 할 것인지도 생각해 보아야 합니다. 단기적으로는 모든 사람이 플랜A에 관심을 가지고 있을 것이겠지만, 플랜 A가 진짜 좋은 성과를 낼 수 있다고 확신하는지는 담당자가 제일 잘 알겠지요. 근거가 있어서든 또는 감이든… 그럴 때 백업할 수 있는 플랜을 미리 준비해 두는 것도 주에 한 번씩은 필요한 일입니다.

 

마치며

 

오늘은 효과적으로 한 주를 리뷰하는 과정에 대해서 적어 보았습니다. 저도 여기 적힌 대로 다 하지는 못 하지만, 제가 실제로 수행하는 프로세스와 전문가들의 의견을 조화시켜서 개인적으로도 업무를 발전시키기 위한 목적으로 적어 보았어요. 많은 직장인 분들에게 도움이 되시면 좋겠고, 제가 언급하지 못한 다른 좋은 팁이나 방법론이 있으시면 언제든지 알려 주시면 더 좋을 것 같습니다. 즐거운 주말 되세요!